Status: Interne Anleitung (v1, Deutsch) Zielgruppe: Alle Kolleginnen und Kollegen, die mit KI-Unterstützung Kundenberichte erstellen Umfang: Wie aus einer Excel-Datei ein professioneller, präsentationsfertiger PDF-Bericht wird – was zu tun ist, was der KI mitzuteilen ist und wie der Prozess schnell und zuverlässig bleibt.

Anstatt PowerPoint-/Word-Berichte manuell aus Excel-Daten zu bauen, liest der KI-Agent das Arbeitsbuch direkt (alle Blätter, Zellwerte und Zellenfarben) und erzeugt ein mehrseitiges A4-PDF mit:

• Titelseite mit den wichtigsten Kennzahlen
• Executive Summary mit KPI-Karten und Status-Diagramm
• Verteilungsdarstellungen (Bereiche, Kategorien, Zeitverlauf)
• Vollständigen Detailtabellen für alle Datensätze der Datei
• Abschnitt „Offene Punkte & empfohlene nächste Schritte“
• Seitenkopf/-fuß, einheitliches Erscheinungsbild – versandfertig für den Kunden

Die Ausgabe wird unter dem gleichen Namen wie die Excel-Datei in einen festen Ordner gespeichert: /home/user/Documents/generatedpdf/.

- Hochladen: Die Excel-Datei (`.xlsx`) als Chat-Anhang senden (oder nach `Documents/inbox/` legen). - Anweisung: Der KI mitteilen, was gebaut werden soll – Sprache, Stil, Ausgabeordner. Vorlage siehe Abschnitt 3. - Analyse: Die KI liest alle Blätter und Zellen, klassifiziert Statusangaben, berechnet Kennzahlen, erstellt Diagramme und rendert das PDF. Keine Daten werden per Hand kopiert – nichts geht verloren oder wird vertippt. - Übergabe: Das fertige PDF erscheint im Chat und auf der Festplatte unter dem ursprünglichen Dateinamen. - Prüfen & Nachschärfen: Muss etwas geändert werden (Formulierung, Farbe, fehlende Spalte), genügt eine kurze Nachricht – der Bericht wird neu erzeugt. Nicht die Datei erneut hochladen für kleine Korrekturen.

Typische Gesamtzeit für ein Arbeitsbuch mit 300+ Zeilen: wenige Minuten.

Kopieren, eckige Klammern befüllen, in einen neuen Chat zusammen mit dem Excel-Anhang senden:

Lies die angehängte Excel-Datei "[DATEINAME].xlsx" vollständig (alle Blätter,
alle Zellen, inklusive der als Statuslegende verwendeten Zellfarben). Erstelle
danach EINEN professionellen PDF-Bericht auf [DEUTSCH / ENGLISCH] für die
Kundenvorstellung.

Anforderungen:
- Gleicher Dateiname wie die Excel-Datei, Speicherort /home/user/Documents/generatedpdf/
- Titelseite mit den 4–5 wichtigsten Kennzahlen
- Executive Summary: KPI-Karten + ein Statusübersichts-Diagramm
- Diagramme: Verteilung nach [BEREICH / KATEGORIE / DATUM – je nach Datenlage]
- Vollständige Detailtabelle(n) zu ALLEN Zeilen – Daten nicht kürzen oder auswahlweise zeigen
- Abschnitt „Offene Punkte & empfohlene nächste Schritte" abgeleitet aus den Statusangaben
- Sauber, modernes Design (dunkelblaue Titelseite, weiße Inhaltsseiten), A4
- Alle Originalwerte und Notizen unverändert übernehmen; nur die Darstellung aufbereiten

Zum Abschluss: Zeige mir das PDF im Chat.

Tipps für eine gute Anweisung

• Ausgabeordner und Namensregel explizit nennen (erfolgt in der Vorlage).
• Zielsprache angeben – sonst kann die KI Sprachen mischen.
• Nennen, welche Spalten/Wörter Statusangaben sind (z. B. „grün = OK, rot = offen”), wenn Farben eine Bedeutung tragen.
• Ein bestimmtes Diagramm nur anfordern, wenn es gewünscht ist – andernfalls wählt die KI sinnvolle Darstellungen selbst.

• Titelseite: Titel, KPIs, Berichtsdatum, Dokumentbezug.
• Zusammenfassung: KPI-Karten (Gesamt, OK / behoben / offen), Statusdonut-Diagramm, 3 Kernaussagen.
• Verteilungsdarstellungen: z. B. Datensätze pro Bereich/Halle, pro Kategorie, pro Datum.
• Detailtabellen: jede einzelne Zeile der Quelldatei mit Status-Badges (✔ behoben / ⏳ ausstehend / ⚠ Hinweis / offen).
• Offene Punkte: jedes Problem mit Originalnotiz + empfohlener Maßnahme, dazu nummerierte Schrittliste.
• Seitenfuß: Dokumentname + Seitenzahl auf jeder Seite.

Der KI-Chat hat ein begrenztes Gedächtnis („Kontextfenster“). Alles in einem Chat – hochgeladene Dateien, erzeugter Code, gerenderte Seiten – zählt dagegen. Ein vollständiges Arbeitsbuch plus Bericht kann einen großen Teil davon ausmachen. Diese Regeln beachten:

- Für jedes neue Dokument einen NEUEN CHAT starten. Mehrere Excel-Dateien nicht in einer Unterhaltung aneinandern reihen – die alten Berichtsdaten bleiben im Speicher, verlangsamen alles und können die Qualität mindern oder die Erzeugung stören. - Arbeitsdateien nach der Übergabe löschen. Einmal pro Chat fragen: *„Lösche alle temporären Arbeitsdateien (Skripte, Bilder, HTML) aus /tmp.”* Die fertigen PDFs in `Documents/generatedpdf/` bleiben – das sind die Ergebnisse. - Alte, ungenutzte Chats regelmäßig löschen. Abgeschlossene Projekt-Chats, die nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden und schaffen Platz für künftige Sitzungen. - Korrekturen kurz halten. Eine Änderung = eine kurze Nachricht („Tippfehler auf Seite 3 korrigieren“). Keine langen Erklärungen oder Screenshots ganzer Seiten einfügen – das verbraucht Kontext schnell. - Wenn ein Chat sehr lang wird oder merkwürdig reagiert: neuen Chat starten, Excel-Datei neu anhängen (sie wird frisch geliefert) und dieselbe Vorlage aus Abschnitt 3 senden. Der Bericht wird aus der Datei neu aufgebaut, nicht aus dem alten Chat – nichts geht verloren. - Ein Dokument pro Chat hält jede Ausführung schnell und gleichbleibend gut.

• Saubere Excel = sauberer Bericht. Ein Blatt pro Thema, aussagekräftige Spaltennamen, ein Wert pro Zelle.
• Farblegende-Zeile nutzen (wie in unseren Statusblättern) – die KI liest Zellenfarben und kann die eigene Farbcodierung im PDF wiedergeben.
• Statusangaben klar formulieren, z. B. „behoben am 22.07.2026”, „offen – wartet auf Elektriker“ – die KI macht daraus automatisch Badges, Zeitverlauf und den Offenen-Punkte-Abschnitt.
• Widersprüchliche Einträge (z. B. Notiz „fehlt” aber Status „vorhanden“) werden im Bericht als „vor Ort zu klären” markiert statt geraten – dem Kunden wird angezeigt, welche Punkte zu prüfen sind.
• Kleine Änderungen nach der Übergabe: einfach in einer Zeile beschreiben; die KI erzeugt das PDF neu in unter einer Minute, ohne alles neu zu laden.

Pipeline: Excel → strukturierte Daten (JSON) → Statistik & KPIs → Diagramm-PNGs → eine einzige gestylte HTML-Datei → PDF nach /home/user/Documents/generatedpdf/.

Pfade

• Uploads: Chat-Anhang oder `Documents/inbox/`
• Ergebnisse: `Documents/generatedpdf/<name>.pdf`
• Temporäre Arbeitsdateien (werden nach Übergabe gelöscht): `/tmp` (Skripte, Diagramme, HTML)

Beispielkommandos (für die IT-Referenz):

# Arbeitsbuch inspizieren
python3 -c "import openpyxl; wb=openpyxl.load_workbook('datei.xlsx'); print(wb.sheetnames)"
 
# HTML zu A4-PDF rendern
python3 -c "from weasyprint import HTML; HTML('bericht.html').write_pdf('ausgabe.pdf')"
 
# Seitenvorschau zur visuellen Qualitätskontrolle erzeugen
pdftoppm -png -r 80 ausgabe.pdf vorschau

Zusammenfassung in einem Satz: Excel hochladen, die Vorlage aus Abschnitt 3 in einen neuen Chat senden, das erscheinende PDF prüfen – danach aufräumen und den Chat schließen. Ein Dokument pro Chat, immer.