Status: Interne Anleitung (v1, Deutsch) Zielgruppe: Alle Kolleginnen und Kollegen, die mit KI-Unterstützung Kundenberichte erstellen Umfang: Wie aus einer Excel-Datei ein professioneller, präsentationsfertiger PDF-Bericht wird – was zu tun ist, was der KI mitzuteilen ist und wie der Prozess schnell und zuverlässig bleibt.
Anstatt PowerPoint-/Word-Berichte manuell aus Excel-Daten zu bauen, liest der KI-Agent das Arbeitsbuch direkt (alle Blätter, Zellwerte und Zellenfarben) und erzeugt ein mehrseitiges A4-PDF mit:
Die Ausgabe wird unter dem gleichen Namen wie die Excel-Datei in einen festen Ordner gespeichert: /home/user/Documents/generatedpdf/.
- Hochladen: Die Excel-Datei (`.xlsx`) als Chat-Anhang senden (oder nach `Documents/inbox/` legen). - Anweisung: Der KI mitteilen, was gebaut werden soll – Sprache, Stil, Ausgabeordner. Vorlage siehe Abschnitt 3. - Analyse: Die KI liest alle Blätter und Zellen, klassifiziert Statusangaben, berechnet Kennzahlen, erstellt Diagramme und rendert das PDF. Keine Daten werden per Hand kopiert – nichts geht verloren oder wird vertippt. - Übergabe: Das fertige PDF erscheint im Chat und auf der Festplatte unter dem ursprünglichen Dateinamen. - Prüfen & Nachschärfen: Muss etwas geändert werden (Formulierung, Farbe, fehlende Spalte), genügt eine kurze Nachricht – der Bericht wird neu erzeugt. Nicht die Datei erneut hochladen für kleine Korrekturen.
Typische Gesamtzeit für ein Arbeitsbuch mit 300+ Zeilen: wenige Minuten.
Kopieren, eckige Klammern befüllen, in einen neuen Chat zusammen mit dem Excel-Anhang senden:
Lies die angehängte Excel-Datei "[DATEINAME].xlsx" vollständig (alle Blätter, alle Zellen, inklusive der als Statuslegende verwendeten Zellfarben). Erstelle danach EINEN professionellen PDF-Bericht auf [DEUTSCH / ENGLISCH] für die Kundenvorstellung. Anforderungen: - Gleicher Dateiname wie die Excel-Datei, Speicherort /home/user/Documents/generatedpdf/ - Titelseite mit den 4–5 wichtigsten Kennzahlen - Executive Summary: KPI-Karten + ein Statusübersichts-Diagramm - Diagramme: Verteilung nach [BEREICH / KATEGORIE / DATUM – je nach Datenlage] - Vollständige Detailtabelle(n) zu ALLEN Zeilen – Daten nicht kürzen oder auswahlweise zeigen - Abschnitt „Offene Punkte & empfohlene nächste Schritte" abgeleitet aus den Statusangaben - Sauber, modernes Design (dunkelblaue Titelseite, weiße Inhaltsseiten), A4 - Alle Originalwerte und Notizen unverändert übernehmen; nur die Darstellung aufbereiten Zum Abschluss: Zeige mir das PDF im Chat.
Tipps für eine gute Anweisung
Der KI-Chat hat ein begrenztes Gedächtnis („Kontextfenster“). Alles in einem Chat – hochgeladene Dateien, erzeugter Code, gerenderte Seiten – zählt dagegen. Ein vollständiges Arbeitsbuch plus Bericht kann einen großen Teil davon ausmachen. Diese Regeln beachten:
- Für jedes neue Dokument einen NEUEN CHAT starten. Mehrere Excel-Dateien nicht in einer Unterhaltung aneinandern reihen – die alten Berichtsdaten bleiben im Speicher, verlangsamen alles und können die Qualität mindern oder die Erzeugung stören. - Arbeitsdateien nach der Übergabe löschen. Einmal pro Chat fragen: *„Lösche alle temporären Arbeitsdateien (Skripte, Bilder, HTML) aus /tmp.”* Die fertigen PDFs in `Documents/generatedpdf/` bleiben – das sind die Ergebnisse. - Alte, ungenutzte Chats regelmäßig löschen. Abgeschlossene Projekt-Chats, die nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden und schaffen Platz für künftige Sitzungen. - Korrekturen kurz halten. Eine Änderung = eine kurze Nachricht („Tippfehler auf Seite 3 korrigieren“). Keine langen Erklärungen oder Screenshots ganzer Seiten einfügen – das verbraucht Kontext schnell. - Wenn ein Chat sehr lang wird oder merkwürdig reagiert: neuen Chat starten, Excel-Datei neu anhängen (sie wird frisch geliefert) und dieselbe Vorlage aus Abschnitt 3 senden. Der Bericht wird aus der Datei neu aufgebaut, nicht aus dem alten Chat – nichts geht verloren. - Ein Dokument pro Chat hält jede Ausführung schnell und gleichbleibend gut.
| Komponente | Verwendungszweck |
|---|---|
| Python 3 + openpyxl | Lesen von `.xlsx`-Werten, Formeln (gepufferte Ergebnisse) und Zellfarben |
| matplotlib | Alle Diagramme (Donut-, Balkendiagramme), exportiert als hochauflösende PNG |
| WeasyPrint | Rendert das gestaltete HTML/CSS-Layout in ein A4-PDF mit Kopf-/Fußzeilen/Seitenumbrüchen |
| pdftoppm | Seitenvorschauen für die eigene Qualitätsprüfung der KI vor der Bereitstellung |
Pipeline: Excel → strukturierte Daten (JSON) → Statistik & KPIs → Diagramm-PNGs → eine einzige gestylte HTML-Datei → PDF nach /home/user/Documents/generatedpdf/.
Pfade
Beispielkommandos (für die IT-Referenz):
# Arbeitsbuch inspizieren python3 -c "import openpyxl; wb=openpyxl.load_workbook('datei.xlsx'); print(wb.sheetnames)" # HTML zu A4-PDF rendern python3 -c "from weasyprint import HTML; HTML('bericht.html').write_pdf('ausgabe.pdf')" # Seitenvorschau zur visuellen Qualitätskontrolle erzeugen pdftoppm -png -r 80 ausgabe.pdf vorschau
Zusammenfassung in einem Satz: Excel hochladen, die Vorlage aus Abschnitt 3 in einen neuen Chat senden, das erscheinende PDF prüfen – danach aufräumen und den Chat schließen. Ein Dokument pro Chat, immer.