====== KI-generierte PDF-Berichte aus Excel – Workflow-Dokumentation ======
**Status:** Interne Anleitung (v1, Deutsch)
**Zielgruppe:** Alle Kolleginnen und Kollegen, die mit KI-Unterstützung Kundenberichte erstellen
**Umfang:** Wie aus einer Excel-Datei ein professioneller, präsentationsfertiger PDF-Bericht wird – was zu tun ist, was der KI mitzuteilen ist und wie der Prozess schnell und zuverlässig bleibt.
==== 1. Zweck ====
Anstatt PowerPoint-/Word-Berichte manuell aus Excel-Daten zu bauen, liest der KI-Agent das Arbeitsbuch **direkt** (alle Blätter, Zellwerte //und// Zellenfarben) und erzeugt ein mehrseitiges A4-PDF mit:
* Titelseite mit den wichtigsten Kennzahlen
* Executive Summary mit KPI-Karten und Status-Diagramm
* Verteilungsdarstellungen (Bereiche, Kategorien, Zeitverlauf)
* Vollständigen Detailtabellen für alle Datensätze der Datei
* Abschnitt „Offene Punkte & empfohlene nächste Schritte"
* Seitenkopf/-fuß, einheitliches Erscheinungsbild – versandfertig für den Kunden
Die Ausgabe wird unter **dem gleichen Namen wie die Excel-Datei** in einen festen Ordner gespeichert: ''/home/user/Documents/generatedpdf/''.
==== 2. Ablauf (5 Schritte) ====
- **Hochladen:** Die Excel-Datei (`.xlsx`) als Chat-Anhang senden (oder nach `Documents/inbox/` legen).
- **Anweisung:** Der KI mitteilen, was gebaut werden soll – Sprache, Stil, Ausgabeordner. Vorlage siehe Abschnitt 3.
- **Analyse:** Die KI liest alle Blätter und Zellen, klassifiziert Statusangaben, berechnet Kennzahlen, erstellt Diagramme und rendert das PDF. //Keine Daten werden per Hand kopiert – nichts geht verloren oder wird vertippt.//
- **Übergabe:** Das fertige PDF erscheint im Chat und auf der Festplatte unter dem ursprünglichen Dateinamen.
- **Prüfen & Nachschärfen:** Muss etwas geändert werden (Formulierung, Farbe, fehlende Spalte), genügt eine kurze Nachricht – der Bericht wird neu erzeugt. //Nicht die Datei erneut hochladen für kleine Korrekturen.//
Typische Gesamtzeit für ein Arbeitsbuch mit 300+ Zeilen: wenige Minuten.
==== 3. Prompt-Vorlage ====
Kopieren, eckige Klammern befüllen, in einen **neuen** Chat zusammen mit dem Excel-Anhang senden:
Lies die angehängte Excel-Datei "[DATEINAME].xlsx" vollständig (alle Blätter,
alle Zellen, inklusive der als Statuslegende verwendeten Zellfarben). Erstelle
danach EINEN professionellen PDF-Bericht auf [DEUTSCH / ENGLISCH] für die
Kundenvorstellung.
Anforderungen:
- Gleicher Dateiname wie die Excel-Datei, Speicherort /home/user/Documents/generatedpdf/
- Titelseite mit den 4–5 wichtigsten Kennzahlen
- Executive Summary: KPI-Karten + ein Statusübersichts-Diagramm
- Diagramme: Verteilung nach [BEREICH / KATEGORIE / DATUM – je nach Datenlage]
- Vollständige Detailtabelle(n) zu ALLEN Zeilen – Daten nicht kürzen oder auswahlweise zeigen
- Abschnitt „Offene Punkte & empfohlene nächste Schritte" abgeleitet aus den Statusangaben
- Sauber, modernes Design (dunkelblaue Titelseite, weiße Inhaltsseiten), A4
- Alle Originalwerte und Notizen unverändert übernehmen; nur die Darstellung aufbereiten
Zum Abschluss: Zeige mir das PDF im Chat.
**Tipps für eine gute Anweisung**
* Ausgabeordner und Namensregel explizit nennen (erfolgt in der Vorlage).
* **Zielsprache** angeben – sonst kann die KI Sprachen mischen.
* Nennen, welche Spalten/Wörter Statusangaben sind (z. B. „grün = OK, rot = offen"), wenn Farben eine Bedeutung tragen.
* Ein bestimmtes Diagramm nur anfordern, wenn es gewünscht ist – andernfalls wählt die KI sinnvolle Darstellungen selbst.
==== 4. Inhalt des PDFs ====
* **Titelseite:** Titel, KPIs, Berichtsdatum, Dokumentbezug.
* **Zusammenfassung:** KPI-Karten (Gesamt, OK / behoben / offen), Statusdonut-Diagramm, 3 Kernaussagen.
* **Verteilungsdarstellungen:** z. B. Datensätze pro Bereich/Halle, pro Kategorie, pro Datum.
* **Detailtabellen:** jede einzelne Zeile der Quelldatei mit Status-Badges (✔ behoben / ⏳ ausstehend / ⚠ Hinweis / offen).
* **Offene Punkte:** jedes Problem mit Originalnotiz + empfohlener Maßnahme, dazu nummerierte Schrittliste.
* **Seitenfuß:** Dokumentname + Seitenzahl auf jeder Seite.
==== 5. WICHTIG – Kontextgröße & Aufräumen (bitte lesen!) ====
**Der KI-Chat hat ein begrenztes Gedächtnis („Kontextfenster").** Alles in einem Chat – hochgeladene Dateien, erzeugter Code, gerenderte Seiten – zählt dagegen. Ein vollständiges Arbeitsbuch plus Bericht kann einen großen Teil davon ausmachen. Diese Regeln beachten:
- **Für jedes neue Dokument einen NEUEN CHAT starten.** Mehrere Excel-Dateien nicht in einer Unterhaltung aneinandern reihen – die alten Berichtsdaten bleiben im Speicher, verlangsamen alles und können die Qualität mindern oder die Erzeugung stören.
- **Arbeitsdateien nach der Übergabe löschen.** Einmal pro Chat fragen: *„Lösche alle temporären Arbeitsdateien (Skripte, Bilder, HTML) aus /tmp."* Die fertigen PDFs in `Documents/generatedpdf/` bleiben – das sind die Ergebnisse.
- **Alte, ungenutzte Chats regelmäßig löschen.** Abgeschlossene Projekt-Chats, die nicht mehr benötigt werden, können gelöscht werden und schaffen Platz für künftige Sitzungen.
- **Korrekturen kurz halten.** Eine Änderung = eine kurze Nachricht („Tippfehler auf Seite 3 korrigieren"). Keine langen Erklärungen oder Screenshots ganzer Seiten einfügen – das verbraucht Kontext schnell.
- **Wenn ein Chat sehr lang wird oder merkwürdig reagiert:** neuen Chat starten, Excel-Datei neu anhängen (sie wird frisch geliefert) und dieselbe Vorlage aus Abschnitt 3 senden. //Der Bericht wird aus der Datei neu aufgebaut, nicht aus dem alten Chat – nichts geht verloren.//
- **Ein Dokument pro Chat** hält jede Ausführung schnell und gleichbleibend gut.
==== 6. Tipps für beste Ergebnisse ====
* **Saubere Excel = sauberer Bericht.** Ein Blatt pro Thema, aussagekräftige Spaltennamen, ein Wert pro Zelle.
* **Farblegende-Zeile nutzen** (wie in unseren Statusblättern) – die KI liest Zellenfarben und kann die eigene Farbcodierung im PDF wiedergeben.
* **Statusangaben klar formulieren**, z. B. „behoben am 22.07.2026", „offen – wartet auf Elektriker" – die KI macht daraus automatisch Badges, Zeitverlauf und den Offenen-Punkte-Abschnitt.
* **Widersprüchliche Einträge** (z. B. Notiz „fehlt" aber Status „vorhanden") werden im Bericht als „vor Ort zu klären" markiert statt geraten – dem Kunden wird angezeigt, welche Punkte zu prüfen sind.
* **Kleine Änderungen nach der Übergabe:** einfach in einer Zeile beschreiben; die KI erzeugt das PDF neu in unter einer Minute, ohne alles neu zu laden.
==== 7. Technisches Anhang ====
^ Komponente ^ Verwendungszweck ^
| Python 3 + //openpyxl// | Lesen von `.xlsx`-Werten, Formeln (gepufferte Ergebnisse) und **Zellfarben** |
| //matplotlib// | Alle Diagramme (Donut-, Balkendiagramme), exportiert als hochauflösende PNG |
| //WeasyPrint// | Rendert das gestaltete HTML/CSS-Layout in ein A4-PDF mit Kopf-/Fußzeilen/Seitenumbrüchen |
| //pdftoppm// | Seitenvorschauen für die eigene Qualitätsprüfung der KI vor der Bereitstellung |
**Pipeline:** Excel → strukturierte Daten (JSON) → Statistik & KPIs → Diagramm-PNGs → eine einzige gestylte HTML-Datei → PDF nach ''/home/user/Documents/generatedpdf/''.
**Pfade**
* Uploads: Chat-Anhang oder `Documents/inbox/`
* Ergebnisse: `Documents/generatedpdf/.pdf`
* Temporäre Arbeitsdateien (werden nach Übergabe gelöscht): `/tmp` (Skripte, Diagramme, HTML)
**Beispielkommandos** (für die IT-Referenz):
# Arbeitsbuch inspizieren
python3 -c "import openpyxl; wb=openpyxl.load_workbook('datei.xlsx'); print(wb.sheetnames)"
# HTML zu A4-PDF rendern
python3 -c "from weasyprint import HTML; HTML('bericht.html').write_pdf('ausgabe.pdf')"
# Seitenvorschau zur visuellen Qualitätskontrolle erzeugen
pdftoppm -png -r 80 ausgabe.pdf vorschau
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**Zusammenfassung in einem Satz:** Excel hochladen, die Vorlage aus Abschnitt 3 in einen //neuen// Chat senden, das erscheinende PDF prüfen – danach aufräumen und den Chat schließen. Ein Dokument pro Chat, immer.